4 armadilhas no processo de cotação e compra de OPMEs
O processo de cotação de órteses, próteses e materiais especiais (OPMEs) inclui várias etapas, onde devem ser estabelecidas medidas claras, efetivas e seguras. O que as operadoras e hospitais devem estar atentos são nas possíveis armadilhas que estão relacionadas ao processo e que podem comprometê-lo. Por isso, no post de hoje, falamos um pouco sobre o tema e seus reflexos nas rotinas dos setores envolvidos.
Organização e atenção redobrada
Para se certificar de que tudo acontecerá de maneira segura e transparente, as áreas de auditoria e compra das operadoras de saúde e hospitais devem estar atentas ao processo estabelecido. O passo a passo, as pessoas envolvidas e os recursos utilizados para centralizar as informações das cotações são alguns dos cuidados que devem ser tomados. E claro, fugir das armadilhas que podem comprometer o processo de maneira definitiva.
Armadilha #1
As equipes envolvidas não se comunicam
A falta de comunicação entre as equipes é um dos principais problemas relacionados ao processo de cotação e compra de OPMEs. Apesar de, muitas vezes, essas áreas estarem fisicamente distantes, a interação e alinhamento delas é essencial. Manter as etapas em paralelo, trocar ideias sobre as decisões e informar sobre possíveis mudanças ajudam a minimizar os erros e otimizar o tempo. A falta de comunicação pode ser muito onerosa e comprometer a transparência das etapas, consistindo em uma perigosa armadilha.
Armadilha #2
Falta de controle dos pedidos de materiais médicos
A grande demanda gerada pelas solicitações de procedimentos médicos e, consequentemente, de OPMEs, ocasionam um grande volume de planilhas e listagem de materiais. Não possuir um controle adequado destes pedidos (com histórico das demandas anteriores) impossibilita a análise e construção de indicadores de consumo. Esse é um erro comum, em especial, em operadoras e hospitais que não possuem plataformas que gerenciam e centralizam informações referentes à cotação e compra de materiais médicos.
Armadilha #3
Desorganização no que diz respeito às informações recebidas dos fornecedores
A solicitação de diversas cotações de preços aos fornecedores gera uma quantidade considerável de informações sobre eles – seja sobre preços negociados, capacidade de atendimento dos pedidos, materiais mais demandados, entre outros. A falta de controle e desorganização dessas informações é uma perigosa armadilha, que gera um retrabalho (considerando que, a cada novo pedido, são necessários novos levantamentos) e perda de informações/negociações importantes, que eventualmente já haviam sido feitas.
Armadilha #4
Falta de uma plataforma tecnológica para gerenciamento das informações
Depender de processos manuais consiste em um grande risco. Os dados ficam vulneráveis e a falta de controle e perda de informações importantes podem ser cruciais. Para centralizar e armazenar esses dados com segurança, a tecnologia passa a ser uma aliada. Setores que não utilizam recursos tecnológicos tendem a possuir processos mais lentos, com maior possibilidade de erro, falta de controle e comunicação. Pela cotação e compra de produtos médicos envolverem diferentes áreas, existem plataformas que podem contribuir para aproximar e conectar essas áreas, dando mais celeridade e transparência – característica essencial, principalmente ao considerar aspectos financeiros.
O que talvez você não saiba é que existe uma plataforma que irá ajudar você a escapar dessas (e outras) armadilhas relacionadas à cotação e compra de materiais médicos. A Gestão OPME disponibiliza a solução BuyMed, que centraliza as informações referentes às cotações de produtos médicos, possibilitando (entre outras funcionalidades) a convocação de fornecedores, envio e análise de propostas, e emissão da nota fiscal. Todo o processo de cotação e compra de materiais pode ser feito via plataforma, com acesso por parte de todos os envolvidos. Quer saber mais sobre a solução e como ela pode ajudar sua operadora/hospital? Clique aqui!
