5 rotinas essenciais para uma gestão eficiente das OPMEs

Operadoras e hospitais administram um grande fluxo de informações relacionadas as órteses, próteses e materiais especiais (OPMEs). Da quantidade adquirida ao valor pago por cada item, incorporar uma gestão eficiente de OPME é um grande desafio. Para que bons resultados sejam alcançados é necessário estabelecer rotinas que otimizam a vida de gestores e também dos profissionais que atuam nas áreas de auditoria e compra.

1. Análise criteriosa dos pedidos médicos

Como já abordamos aqui no Blog, o parecer técnico é considerado um aliado para a construção de métricas de gestão. Os pedidos médicos recebidos pelos setores de auditoria e autorização apresentam materiais que devem ser analisados criteriosamente, onde é verificada a indicação e necessidade real de seu uso.

A partir dessa análise é possível melhorar o controle das OPMEs, desde a quantidade solicitada aos preços pagos. Com esse tipo de controle, é possível construir métricas que favorecem a tomada de decisão por parte dos gestores e, também, que respalda as liberações feitas pela equipe operacional.

2. Negociação dos materiais

A negociação é uma prática que fomenta uma gestão eficiente de OPME. Com ela é possível ter a ideia do volume de materiais adquiridos, preços, características técnicas e seus impactos nos gastos da operadora/hospital. Estabelecer um processo de negociação assertivo não é uma tarefa fácil, mas torna-se essencial para alcançar uma redução substancial dos custos e um melhor controle das OPMEs adquiridas. Os primeiros passos nesse sentido podem consistir no mapeamento dos produtos mais demandados, preços pagos e fornecedores que costumam negociar com a operadora/hospital.

3. Controle no processo de cotação e compra das OPMEs

Assim como a negociação, o levantamento de preços e compra das OPMEs também podem revelar dados que auxiliam no controle e gestão adequada de materiais médicos. A partir da centralização das informações referentes às cotações (especificações técnicas, dados dos fornecedores e proposta de preços) é possível ter mais transparência e garantir um processo de compra mais seguro. Vale salientar que, com o grande fluxo de informações trocadas na etapa de aquisição de OPME, a tecnologia pode ser uma grande aliada para realizar essa centralização.

4. Fornecedores confiáveis e idôneos

Para uma gestão eficiente de OPME é essencialestabelecer parcerias confiáveis junto aos fornecedores. Para que isso seja possível, sua operadora/hospital deve buscar a qualificação dos mesmos – uma prática complexa, mas extremamente necessária. Lembre-se que a procedência e armazenamento das OPMEs é uma premissa básica para a aquisição e ajuda a garantir a segurança do paciente.

5. Rastreabilidade dos materiais

Como já abordamos em outros materiais do Blog, a rastreabilidade dos produtos médicos é prevista pela legislação. De maneira resumida, podemos afirmar que a rastreabilidade busca traçar o histórico e aplicação dos materiais médicos, possibilitando o registro do “caminho percorrido” por eles. A Anvisa determina, por meio da RDC n° 14/2011, que “o fabricante ou importador deve disponibilizar etiquetas de rastreabilidade com a identificação de cada material ou componente de sistema implantável”. Vale salientar que o controle das etiquetas é responsabilidade de todos os que fazem parte da cadeia (fabricante, importador, distribuidores e hospitais) e também um fator que auxilia na gestão das OPMEs.

Gostou das dicas? Continue acompanhando o nosso Blog, pois sempre abordamos temas que podem auxiliar sua operadora/hospital nos desafios relacionados à gestão de OPMEs! Até o próximo post!